Manajemen

Arti dan Fungsi manajemen
Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli adalah berbeda-beda, tetapi pada intinya semua ini mempunyai pengertian yang sama. Perbedaan yang ada hanyalah terletak pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga tinjauan manajemennya berasal dari segi yang berbeda pula.

Berikut ini dkemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Professor Oei Liang Lee :
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan

Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen tersebut dimulai dengan adanya keinginan, kebutuhan serta informasi. Adanya keinginan dan kebutuhan mendorong seseorang untuk melakukan suatu kegiatan. Maksud tersebut akan lebih terdorong untuk dilakukan bilamana telah tersedia sejumlah informasi.

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan, dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa dan
d. Kapan akan dilakukan

Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan. Meraka terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam keinginan, kebutuhan serta pola berpikir yang berbeda-beda. Meskipun sudah diorganisir di dalam suatu wadah organisasi, belum tentu kegiatan seseorang searah dengan yang lain. Oleh karena itu perlulah diadakan pengarahan agar masing-masing bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan di dalam suatu wadah yang disebut fungsi. Tentu saja fungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu dikoordinasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan lainnya untuk menuju kepada sasaran yang sama.

Dalam jangka panjang, mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperti uraian di muka, sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah fungsi terakhir (pengawasan) selesai dilakukan, maka kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi.

Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan ke mana kapal tersebut akan dibawa berlayar.

Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi perencanaan.

Kegunaan Perencanaan
a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
Perencanaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju kepada satu sasaran/tujuan yang telah ditetapkan.
c. Memperingan Biaya
Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan. Pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah direncanakan

Pengorganisasian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan, manusia yang melaksanakan tugas, dan adanya peralatan-peralatan yang dapat digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok (di atas) sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Dalam kegiatan tersebut diharapkan akan tercipta hubungan-hubungan di antara masing-masing komponen. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.

Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan formal.

a. Hubungan Informal
Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Termasuk hubungan informal ini antara lain : hubungan-hubungan yang timbulnya tidak disengaja, hubungan-hubungan di luar tugas atau pekerjaannya, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.

b. Hubungan Formal
Merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukkan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Tetapi untuk perusahaan-perusahaan kecil, seperti usaha perseorangan, biasanya tidak memiliki pedoman organisasi seperti pada perusahaan besar. Ini disebabkan oleh adanya volume usaha yang kecil dan jumlah personalia sedikit. Namun demikian pimpinan tetap dapat menentukan tugas serta hubungan-hubungan dengan para bawahan.

Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.

Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena di samping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :

a. Prinsip mengarah kepada tujuan
Makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan atau bantuan dari faktor-faktor lain seperti : perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengwasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak persis sama dengan tujuan perusahaan. Mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar, dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

c. Prinsip kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan. Bilamana bawahan hanya memiliki satu jalur di dalam melaporkan segala kegiatannya, dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan di dalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta makin besar rasa tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Pengkoordinasian
Adanya berbagai pendapat yang berbeda di antara masing-masing individu dalam organisasi akan mempengaruhi keputusan yang diambil. Pendapat-pendapat tersebut perlu diselaraskan dengan mengadakaan koordinasi agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka. Mereka harus mengetahui bahwa sebenarnya tugas mereka sangat membantu pada usaha-usaha untuk mencapai tujuan organisasi.

Prinsip-prinsip Koordinasi
Dalam mengadakan koordinasi diperlukan suatu pegangan yang berupa prinsip-prinsip. Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :

a. Prinsip Kontak Langsung
Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal. Dalam hubungan langsung tersebut dapat terjadi pertukaran gagasan, pendapat, harapan dan sebagainya. Semua pendapat bisa dikemukakan secara lebih detail sehingga memungkinkan untuk diperolehnya saling pengertian yang mendalam.

b. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi
Kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpangansiuran di dalam organisasi. Selain itu, koordinasi yang baru diadakan kemudian juga dapat menghambat jalannya organisasi. Oleh karena itu koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan. Jika suatu perencanaan sudah dilaksanakan, maka sulit untuk menarik atau mencabut kembali. Bilamana pencabutan tersebut berhasil dilakukan, ada kemungkinan bahwa tindakan itu dapat menimbulkan berbagai masalah.

c. Hubungan Timbal Balik di antara Faktor-faktor yang ada
Masing-masing individu yang bekerja bersama-sama dalam kondisi pekerjaan tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan lainnya. Kondisi, tujuan dan macam pekerjaan yang sama memungkinkan bagi mereka untuk mengadakan hubungan secara rutin, baik di dalam bagian maupun antar bagian. Kerjasama yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu saling memahami tugas-tugas mereka. Oleh karena itu merekan harus membuka kesempatan untuk saling mempertukarkan informasi.

Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Pengawasan perlu dilakukan pada setiap tahap agar supaya mudah diadakan perbaikan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan. Mungkin perbaikan yang harus dilakukan hanya bersifat sederhana, menyangkut masalah-masalah kecil yang jumlahnya tidak begitu banyak. Tetapi dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar, seperti penyusunan kembali rencana baru, menetapkan sasaran target baru, perubahan struktur organisasi, perbaikan cara-cara penerimaan pegawai, dan sebagainya.

Langkah-langkah Pengawasan
Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :

a. Menciptakan Standard
Standard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Standard yang dibuat biasanya didasarkan pada suatu kondisi atau kemampuan kerja yang normal. Bentuk standard dapat dibedakan ke dalam dua macam bentuk, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif.
Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu, misalnya : jam kerja mesin, jam kerja tenaga langsung, satuan barang, ongkos, pendapatan, investasi, dan lain sebagainya. Sedangkan standard kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh dan sebagainya.

b. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard
Langkah ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi dan dapat pula dipakai untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang semakin besarnya penyimpangan yang mungkin terjadi.

c. Melakukan Tindakan Koreksi
Langkah ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana atau standarnya. Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah menghayati masalah-masalah yang dihadapi, mencari kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan, mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut, menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.